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Für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Universitäten und Hochschulen sind Konferenzen, Meetings mit Kolleginnen und Kollegen anderer Hochschulen, Weiterbildungen und ähnliche Anlässe oft mit Reisen verbunden. Dabei gilt es eine Reihe an Punkten zu beachten, damit die Dienstreise als solche anerkannt und die Kosten teilweise bzw. vollständig erstattet werden.
Ein wichtiger Punkt ist die Höchstgrenze der erstattungsfähigen Übernachtungskosten, die von Hochschule zu Hochschule variieren kann – je nachdem, in welchem Bundesland sich die jeweilige Hochschule oder Universität befindet.
An der Universität Hamburg werden beispielsweise für eine Übernachtung (ohne Frühstück) in der Regel bis zu 70,- €, mit Frühstück bis zu 75,- € erstattet.
Die erstattungsfähigen Hotelkosten der Universität Greifswald liegen hingegen bei bis zu 65,- €, sollte es sich u ein Tagungshotel handeln bei bis zu 80,- €.
Gibt es eine Förderung der Inlandsreise aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF), beläuft sich der erstattungsfähige Betrag ohne Verpflegung auf 60,- € pro Nacht bzw. mit Verpflegung auf 84,- €.
An den Beispielen ist erkennbar, dass es durchaus Abweichungen gibt, sodass es sich für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einer Universität bzw. Hochschule stets empfiehlt, vorab und rechtzeitig Informationen einzuholen. Es ist wichtig, bereits vor der Dienstreise ein Auge auf die Kosten der Unterkunft zu haben und sich im Zweifel bei Vorgesetzten oder der Personal- und Haushaltsabteilung zu erkundigen, um finanzielle Unterstützung durch die eigene Hochschule bzw. Drittmittelgeber in Anspruch nehmen zu können. Auch die Genehmigung der Dienstreise muss unbedingt vorab erfolgen.
Unsere a&o Hostels und Hotels sind eine hervorragende Lösung, um auf einer Dienstreise für Forschungs- und Bildungszwecke günstig und komfortabel zu übernachten. Buchen Sie Ihr Zimmer für die nächste Dienstreise oder Fortbildung in einem unserer günstigen Hotels – natürlich mit der a&o Bestpreisgarantie!
Eine Dienstreise dient dem Zweck, Dienstgeschäfte außerhalb der Dienststätte zu erledigen. Eine Erstattung der Reisekosten ist nicht nur bei reinen Dienstreisen möglich, sondern auch bei Fortbildungen, durch die Bedienstete sich beruflich weiterbilden.
Akademisches Personal, wie Professorinnen und Professoren oder wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, hat hierbei prinzipiell einen Anspruch auf Reisekostenerstattung, Unfallschutz und vieles mehr. Damit Sie die Kosten Ihrer Dienstreise im Nachgang teilweise oder vollständig erstattet bekommen, sollten Sie folgende Punkte vorab prüfen:
Unser Tipp: Fragen Sie im Zweifel bei der zuständigen Dienststelle nach, wenn Sie über die genauen Abläufe zur Genehmigung einer Dienstreise unsicher sind.
Als Hostelanbieter sind wir bestens darauf vorbereitet, auch Gruppen eine gemütliche Unterkunft zu einem kleinen Preis zu bieten. Sollten Sie mit einer Gruppe von Studierenden eine Exkursion planen, können Sie – je nach Größe der Gruppe – von unseren Gruppenkonditionen profitieren: Ab 10 Gästen erhalten Sie einen Gruppenrabatt, ab 20 Personen gibt es sogar ein Zimmer gratis zur Nutzung! Darüber hinaus ist unsere Rezeption rund um die Uhr besetzt, und mit einer Nachtwache sorgen wir zu später Stunde für die Einhaltung der Nachtruhe. Neben dem umfangreichen Frühstücksbuffet können Sie außerdem Lunchpakete oder Abendessen für Ihre Exkursionsgruppe hinzubuchen – ganz wie Sie mögen!
Unsere Tagungsräume in vielen unserer Häuser bieten Ihnen Raum für Workshops, Kurse und Gedankenaustausch zu Ihren Forschungsthemen. Kontaktieren Sie einfach unsere Ansprechpartner für Gruppenreisen, sei es hinsichtlich Verspätungen, Fragen zur Unterbringung, der Stadt und den genauen Konditionen für Ihren Exkursionsaufenthalt bei a&o:
Telefonnummer - a&o Gruppenconcierge: +49 30 80 947 5162
Um eine Dienstreise ordnungsgemäß abrechnen zu können, ist eine Genehmigung vorab unerlässlich. Kümmern Sie sich daher unbedingt darum, alle notwendigen Unterlagen einzureichen und die Reise mit Ihrem Vorgesetzten bzw. der zuständigen Dienststelle abzuklären! Darüber hinaus gilt für Dienstreisen das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die günstigen Hotels von a&o bieten Ihnen dahingehend die optimale Lösung für einen komfortablen Aufenthalt zum kleinen Preis!
Wie oben bereits an Beispielen verdeutlicht, hängt die konkrete maximale Summe der Erstattung davon ab, was Ihre Hochschule vorgibt. In der Regel liegt der Betrag zwischen 60 und 75 €, wobei es Spielraum nach oben und unten gibt. Wird Frühstück in Anspruch genommen, sind auch hier die Pauschalen unterschiedlich. Wenn Sie Ihr Zimmer inklusive Frühstück bei a&o online buchen, bezahlen Sie gerade einmal 6,75 € statt 7,00 € für unser umfangreiches Frühstücksbuffet! Mit der a&o Bestpreisgarantie können Sie entspannt Ihre Reise planen!
Sollte sich Ihr Aufenthalt auf eine Dauer von mehr als 7 Tagen belaufen, erhalten Sie für eine solche Dienstreise ab dem 8. Tag eine Vergütung wie bei einer Abordnung, d. h. ca. 9,20 € im Inland pro Tag; im Ausland 20 % des Auslandtagegeldes. Bei längerem Aufenthalt als einem Monat gibt es in der Regel einen Zuschuss für den Zeitmonat, der von der Hochschule bestimmt wird. Das Übernachtungsgeld entfällt dafür ab dem 8. Tag. Bei a&o können Sie Ihren Aufenthalt in Abstimmung mit unserem freundlichen Hotelpersonal gerne vorab genau besprechen. Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich für a&o und damit für eine günstige Unterkunft für Ihren Konferenzaufenthalt oder Ihre Exkursion entscheiden!
Als erstattungsfähige Kosten gelten im Falle einer Dienst- oder Fortbildungsdienstreise Aufwendungen dieser Kategorien:
Dabei wird nach Erstattungen nach tatsächlich angefallenen Reisekosten und Pauschalen unterschieden. Eine Erstattung wird in der Regel nach einer Reise veranlasst, der allerdings eine Genehmigung der Dienstreise vor Antritt vorausgehen muss. Um das Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu erfüllen, sind die Kosten so gering wie möglich zu halten. Für eine Übernachtung ist es daher sinnvoll, rechtzeitig eine günstige Unterkunft zu buchen.
Wird nach dem Pauschalprinzip abgerechnet, gilt bei 24-stündiger Abwesenheit vom Wohnort bzw. der Dienststelle eine Verpflegungspauschale von 24,- €; bei An- und Abreisetag (im Inland) beläuft sich diese auf 12,- €. Für Übernachtungskosten im Inland werden in der Regel ca. 60,- € pro Übernachtung veranschlagt. Im Ausland gelten länderspezifische Regelungen und Pauschalbeträge, die vom Bundesministerium der Finanzen mit Gültigkeit ab 1. Januar 2018 erarbeitet wurden.
Bei Dienstreisen wie von wissenschaftlichem Personal im Inland beläuft sich das Tagegeld laut Bundesreisekostengesetz (BRKG) auf 20,- €, wobei höhere Kosten unter Umständen bei hinreichender Begründung erstattet werden können.
Wichtig ist ebenfalls, abzuklären, welcher Adressat auf der Rechnung angegeben werden muss. Dies kann einerseits die Hochschule sein, aber auch die Privatadresse des Antragsstellers. Damit Ihre Übernachtungen bei a&o maximal erstattungsfähig sind, raten wir zur vorherigen Rücksprache mit der zuständigen Ansprechperson.
Sollten Sie als wissenschaftliche Mitarbeiterin oder Mitarbeiter an einer Konferenz oder Fortbildung außerhalb Ihres Wohn- bzw. Arbeitsortes vorhaben, empfehlen wir Ihnen, sich rechtzeitig Ihr komfortables Zimmer in einem unserer a&o Hostels und Hotels zum Bestpreis zu sichern! So können Sie unbeschwert Ihre Reise antreten und sich ganz auf den Anlass Ihrer Reise konzentrieren.
Als Europas Hostelanbieter Nummer 1 wissen wir, auf die Bedürfnisse unterschiedlichster Gäste bei der Unterbringung einzugehen. Unser Angebot für Dienstreisende umfasst abgesehen von unseren komfortablen Zimmern und Betten auch Räumlichkeiten zum Arbeiten und Tagen samt Equipment und natürlich jahrelange Erfahrung in Sachen Geschäftsreisen und Dienstreisen.
Sollten Sie auf Ihrer Geschäfts- oder Dienstreise Meetings oder Kurse veranstalten wollen, können Sie in vielen unserer Häuser einen Tagungsraum buchen. Dort stehen Ihnen beispielsweise Flipchart, Funkmikro, Leinwand und Beamer sowie Verbrauchsmaterial zur Verfügung. Mit unserem Highspeed-WLAN sind Sie und die Teilnehmerinnen und Teilnehmer Ihres Meetings außerdem bestens vernetzt.
Die Bestuhlung kann nach Wunsch in U-Form, Podium, Block, Parlament oder zur Feier danach aufgelockert angeordnet werden. Auch für die Verpflegung ist mit einem hinzubuchbaren Catering bei Bedarf gesorgt. Genaueres zu unseren Tagungsräumen erfahren Sie hier.
Falls Sie Fragen zu unseren Konditionen für Gruppen oder Studierende haben oder Hilfe bei der Buchung benötigen sollten, kontaktieren Sie uns einfach! Wir sind gerne für Sie da!
Sichern Sie sich jetzt Ihr Zimmer zum Bestpreis und sparen Sie sich unnötigen Mehraufwand beim Dienstreiseantrag! Wir von a&o sind Ihr Partner für günstige Unterkünfte in deutschen und europäischen Städten!
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