Abteilungsleitung Sekretariat (m/w/d)

ab sofort – in Vollzeit – in 10179 Berlin, Deutschland

Um unser Sekretariat-Team zu verstärken, suchen wir ab sofort DICH - eine Abteilungsleiter / Abteilungsleiterin (m/w/d) für unser Sekretariat.

Sehr gern berücksichtigen wir auch Bewerbungen als Sekretärin / Sekretär, Office Assistant, Büroassistanz, Bürokaufmann / Bürokauffrau, Kauffrau für Büromanagement, Industriekaufmann / Industriekaufrau, Kaufmännische Mitarbeiterin mit Spaß an der Rolle als Gastgeber und Organisationstalent.

DEIN JOB

Als Leitung unseres Sekretariats führst du ein engagiertes Team (3–4 Kolleg:innen) und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft. Dabei übernimmst du unter anderem Aufgaben in folgenden Bereichen:

• Reiseplanung
• Rechnungsverwaltung (unterstützend)
• Meeting-Vor- & Nachbereitung
• Bürobedarfsbestellungen
• C-Level-Unterstützung
• Projektmanagement (unterstützend)
• Postverwaltung
• Hotelbedarf-Bestellungen (in Zusammenarbeit mit Procurement)
• Urlaubsverwaltung (in Zusammenarbeit mit HR)
• Facility Management (unterstützend)
• Koordination von Lieferanten & Dienstleistern (unterstützend)
• Lohnbuchhaltung (unterstützend)
• KYC (in Zusammenarbeit mit Legal Abteilung)

DEIN PROFIL

Das bringst du mit – oder entwickelst es bei uns:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Excel & Outlook)
• Freude an selbstständigem Arbeiten und gleichzeitig ein echtes Team-Mindset
• Freundlichkeit, Professionalität – und einen kühlen Kopf, auch wenn’s mal turbulent wird
• Führungserfahrung wäre toll
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

UNSER ANGEBOT

• Ein sicherer Arbeitsplatz mit Sinn und langfristiger Perspektive
• 75% - 90% Rabatt auf private Übernachtungen in allen a&o Hostels (abhängig von der Betriebszugehörigkeit)
• attraktive Corporate Benefits sowie vergünstigte Freizeitangebote und Events
• geförderte Sprachkurse
• bezuschusste betriebliche Altersvorsorge
• 100%ige Übernahme deiner ÖPNV Kosten (Jobticket)
• Unterstützung deiner Weiterbildung in Form von diversen Trainings
• Mental Health: Wir bieten dir kostenfreie Mental Health Coachings durch einen unabhängigen Partner, der dich bei beruflichen, privaten und gesundheitlichen Herausforderungen unterstützt.
• Natürlich stellen wir täglich Getränke, Obst und Gemüse zur Verfügung
• Betriebszugehörigkeits-Boni in Form von Geldprämien und zusätzlichen Urlaubstagen

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung (Lebenslauf, Gehaltsvorstellung, Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und deines Teilzeitwunsches).

Bewirb Dich jetzt!

Marcel Pleister
Senior Project Manager

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